A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UFFS realizou, no último dia 17 de setembro, mais um processo de eliminação de documentos institucionais. O procedimento acontece seguindo normativas nacionais sobre eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Neste ano, após a análise das listagens pela CPAD e autorização do Arquivo Nacional, a CPAD publicou um edital com os documentos que seriam eliminados. Findado o prazo do edital, a UFFS realizou a eliminação dos 540kg de papéis através de fragmentação, que foi realizada em uma empresa. Após fragmentado, o montante de papel foi doado à Associação dos Catadores de Materiais Recicláveis Solidários de Chapecó (ARSOL).

Ata de reunião tratando da posição da Divisão de Arquivos (DARQ) na estrutura organizacional e autonomia para implantação e coordenação da gestão de documentos dos Campi da UFFS.

Férias, escalas e plantões; Comitê Gestor da Secretaria; notebooks para empréstimos nas bibliotecas; sistema CPA (comissão permanente de avaliação de documentos) e avisos

Planejamento da DGI para 2013, SNBU, capacitação sobre Gestão Documental, termo de cessão de direitos autorais, trâmite de monografias e teses

Necessidade de processos físicos serem enviados para a Divisão de Arquivos para arquivamento, os Campi deverão providenciar espaço para arquivamento dos processos, requisitos do e-ARQ Brasil, mudança do nome de CPAV para SGPD, fluxos e responsabilidades no CPAV, modelos de documentos, utilização do CPAV

Homologação dos requisitos do EARQ Brasil no CPAV

Relatório de Atividades Anual da Diretoria de Gestão da Informação - DGI

Relato de Reunião sobre Atividades essenciais para 2013

Relatório de Atividades da Divisão de Arquivo referente ao ano de 2012

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: criação de perfil para protocolistas no sistema SGPD; mudança da sala do Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; criação do Serviço de Expedição e Protocolo na estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento; necessidade de servidor para atuar no Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; exportação de informação do SGPD ao Sistema Protocolo Integrado; atualização de termos gerados pelo SGPD; devolução de processos administrativos à Superintendência de Compras e Licitações (SUCL); produção de processos atendendo à Portaria n° 1.677/2015 e adequação de sistemas ao e-ARQ Brasil; relatos das atividades de gestão de documentos em andamento na UFFS;