Fundos UFFS - Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS

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Área de identificação

Código de referência

BR SCUFFS UFFS

Título

Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS

Data(s)

  • 2009 (Acumulação)

Nível de descrição

Fundos

Dimensão e suporte

Aproximadamente 131,50 metros lineares de documentos textuais, predominantemente em suporte analógico (papel).

Área de contextualização

Nome do produtor

Biografia

A Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) é uma instituição de ensino superior pública, criada pela Lei Nº 12.029, de 15 de setembro de 2009. O processo de criação da UFFS iniciou com cinco campi: Chapecó (SC) – sede da Instituição, Realeza e Laranjeiras do Sul (PR) e Cerro Largo e Erechim (RS). Recentemente a cidade de Passo Fundo também passou a contar com um campus da UFFS, o qual oferece o primeiro curso de Medicina do Brasil instituído através do programa de expansão das escolas médicas do Governo Federal. Contando com mais de 40 cursos de graduação, a Universidade já ultrapassou a marca de 8 mil alunos e completa, em 2019, dez anos de história. As graduações oferecidas privilegiam as vocações da economia regional e estão em consonância com a Política Nacional de Formação de Professores do Ministério da Educação (MEC).
Com a aplicação da nova política de ingresso, a maioria dos alunos da graduação são provenientes de escolas públicas de diferentes locais do Brasil. Isso reafirma o compromisso da UFFS em garantir o acesso à educação superior pública, gratuita e de qualidade para todos, além de antecipar a conquista de objetivos fundamentais para o país, para a população e para a estrutura escolar, fazendo justiça à trajetória dos estudantes brasileiros, ao perfil econômico das famílias e à caracterização étnica da população. Para ingressar na UFFS é preciso realizar o ENEM, pois a Universidade atualmente adota o SiSU como método de acesso à graduação.
Além da graduação, a UFFS oferece oportunidades em cursos de pós-graduação em nível de especialização (lato sensu), mestrado e doutorado (stricto sensu). Atualmente são oferecidos diversos cursos de especialização, residências médicas, 12 mestrados e 2 doutorados interinstitucionais.

História do arquivo

A produção documental da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) teve início no ano de 2009, ano de criação da Instituição. No decorrer dos anos, a produção documental se deu como reflexo das atividades administrativas e acadêmicas. As unidades administrativas e acadêmicas recebem assessoria do Departamento de Gestão Documental (DGDOC) na aplicação das atividades de gestão de documentos, o que possibilita a transferência e recolhimento dos documentos da maioria dos setores da Reitoria e do Campus Chapecó. O Fundo UFFS é aberto e, portanto, há documentos nas fases corrente, intermediária e permanente.
A documentação intermediária, de longas temporalidades e a de guarda permanente, produzidas e acumuladas no âmbito da Reitoria e do Campus Chapecó são custodiadas pelo Serviço de Arquivo Intermediário e Serviço de Arquivo Permanente do Departamento de Gestão Documental, no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó.
Além do Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó são mantidos arquivos setoriais, como o de Gestão de Pessoas, os das Secretarias Acadêmicas, das Assessorias de Assuntos Estudantis, de Compras e Licitações, entre outros.

Procedência

Os documentos são originados e recebidos em decorrência das atividades-meio e atividades-fim da Universidade desde 2009 até os dias atuais. Existem documentos anteriores a data de criação da UFFS, como os dossiês de servidores redistribuídos e a documentação de planejamento da criação e implantação da UFFS pela Comissão formada pela Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC.
Os documentos acondicionados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó são procedentes das transferências e recolhimentos das unidades acadêmicas e administrativas da Reitoria e do Campus Chapecó da UFFS.

Área de conteúdo e estrutura

Âmbito e conteúdo

O fundo documental é constituído de diversas espécies documentais (portarias, editais, relatórios, ofícios, processos administrativos, memorandos, requerimentos, comunicados, dossiês funcionais de servidores e acadêmicos, fotografias etc.) que retratam as atividades-meio e atividades-fim da UFFS. Prioritariamente são disponibilizados documentos de guarda permanente, como Atos Normativos, incluindo-se Portarias, Despachos, Editais e documentos resultantes da atuação do Conselho Universitário – CONSUNI, além de documentação veiculada na mídia, como entrevistas, noticiários, reportagens, fotografias e de campanhas institucionais e de publicidade. Demais documentos das unidades integrantes da Administração Superior e do Campus Chapecó, que não possuem restrição de acesso, também serão disponibilizados ao longo do tempo.

Avaliação, selecção e eliminação

A documentação segue a temporalidade indicada na Tabela de Temporalidade de Documentos definida para a Instituição. Anualmente a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) reúne seus membros para analisar e aprovar as listagens de documentos destinados à eliminação. As listagens são aprovadas pelo Arquivo Nacional, Instituição Arquivística da esfera de competência do Poder Executivo federal.
São eliminados documentos referente à atividade-meio e atividade-fim, cujos prazos de guarda estejam expirados, de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS, seguindo os critérios da Portaria nº 626/GR/UFFS/2018. A CPAD pode determinar que sejam preservadas amostras dos conjuntos documentais para demonstrar como eram realizadas as atividades.
As atas da CPAD, assim como listagens e editais de eliminação estão disponíveis para consulta na página da Comissão no site da Universidade: https://www.uffs.edu.br/institucional/comissoes/comissao_permanente_de_avaliacao_de_documentos/apresentacao

Ingressos adicionais

Como trata-se de um fundo documental em funcionamento (fundo aberto) a incorporação de novos documentos é constante.

Sistema de arranjo

Na construção do arranjo foram adotados os níveis fundo e série, por ordenação cronológica composto pelas seguintes séries: Administração Geral; Ensino Superior; Pesquisa; Extensão; Assistência Estudantil; Assuntos Diversos.
Portanto, o fundo está organizado em séries referentes às atividades-meio e atividades-fim, de acordo com a Resolução nº 14 do Conarq, de 24 de outubro de 2001, a Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011 e a Portaria nº 1.261 do MEC, de 23 de dezembro de 2013.
O Quadro de Arranjo de Documentos da UFFS está disponibilizado para consulta, na seção “Acervo Documental”, na página do Departamento de Gestão Documental: https://www.uffs.edu.br/institucional/secretarias/especial_de_tecnologia_e_informacao/gestao-documental/acervo-documental

Área de condições de acesso e uso

Condições de acesso

Conforme preconiza a Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso à Informação, a restrição de acesso aos documentos é algo excepcional, como por exemplo, documentos com informações pessoais ou categorizadas como restritas por tempo determinado. Os demais documentos podem ser consultados mediante solicitação via e-SIC, ou de acordo com a Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre os procedimentos para empréstimo de documentos do Arquivo Intermediário e consulta de documentos arquivados no Arquivo da Reitoria e do Campus Chapecó.
As solicitações de empréstimo de documentos devem ser realizadas via correio eletrônico: arquivointermediario@uffs.edu.br, com antecedência de no mínimo 1 (um) dia útil. Solicitações de empréstimo que demandem o desarquivamento de um grande volume de documentos devem ser realizadas com no mínimo 2 (dois) dias úteis de antecedência.
Documentos que atingem a fase permanente não são passíveis de empréstimo às unidades administrativas, devendo ser consultados prioritariamente nas dependências do Arquivo Permanente da UFFS, conforme as orientações da Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2018.

Condiçoes de reprodução

Os documentos correntes impressos, ainda sob a guarda dos setores, e os custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó poderão ser reproduzidos por processo de digitalização mediante solicitação via e-SIC, desde que não sejam grandes conjuntos documentais. A reprodução através de fotocópias é por conta do solicitante.
Solicitações de reprodução de documentos arquivados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó podem ser encaminhadas para o e-mail: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br

Idioma do material

  • português do Brasil

Script do material

Notas ao idioma e script

Características físicas e requisitos técnicos

Documentos em bom estado de conservação

Instrumentos de descrição

Em elaboração

Área de documentação associada

Existência e localização de originais

Documentos originais. Encontram-se no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, custodiado pelos Serviços de Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente Departamento de Gestão Documental da UFFS.
Alguns materiais disponibilizados digitalmente podem estar sob a custódia da Diretoria de Comunicação, da Secretaria Especial de Obras e das Assessorias de Comunicação dos Campi da UFFS.

Existência e localização de cópias

Na possibilidade de inexistência dos documentos originais, as cópias encontram-se mantidas no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó da UFFS. Podem existir cópias dos documentos mantidos no Arquivo nas unidades que procederam as transferências e os recolhimentos.

Unidades de descrição relacionadas

Descrições relacionadas

Área de notas

Nota

Fundo aberto, ainda recebendo incorporação de documentos, decorrente das atividades-meio e fim da Universidade

Identificador(es) alternativos

Pontos de acesso

Ponto de acesso nome

Pontos de acesso de gênero

Área de controle da descrição

Identificador da descrição

UFFS

Identificador da instituição

BR SCUFFS

Regras ou convenções utilizadas

Conselho Internacional de Arquivos. ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000. (Publicações técnicas, n. 49).
Conselho Nacional de Arquivos. NOBRADE: Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.

Status

Final

Nível de detalhamento

Parcial

Datas de criação, revisão, eliminação

10/04/2019

Idioma(s)

  • português do Brasil

Sistema(s) de escrita(s)

Fontes

Arquivo Nacional (Brasil)
Conselho Nacional de Arquivos
Conselho Internacional de Arquivos

Nota do arquivista

Definição do arranjo e da descrição arquivística foi elaborada por:
Eliseu dos Santos Lima (arquivista)
Murilo Billig Schäfer (arquivista)
Daniele Ramos Zimmermann (Técnica em Arquivo)
Cinara Reis Flores (Arquivista)
Isadora de Oliveira Marques (Estagiária)
Victória Artigas Pause (Estagiária)

Zona da incorporação