A UFFS conta a partir de agora com sua Política de Gestão de Documentos Arquivísticos, aprovada durante a sessão ordinária mais recente do Conselho Universitário (CONSUNI). Na Resolução Nº 13/2016 – CONSUNI constam as normas e os procedimentos para armazenamento e destinação dos documentos gerados na Instituição e recebidos por ela. O documento é o resultado do trabalho da Comissão Temporária de Arquivos, formada em 2014 e instituída pela Portaria Nº 761/GR/UFFS.

A Política aprovada considera que a Gestão de Documentos é o conjunto de medidas e de rotinas que visam à racionalização e à eficácia na criação, tramitação, classificação, avaliação, no uso e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando ao recolhimento para guarda permanente ou eliminação.

Planejamento da Secretaria e solicitação de relatório das atividades realizadas entre janeiro e julho de 2011

Férias, escalas e plantões; Comitê Gestor da Secretaria; notebooks para empréstimos nas bibliotecas; sistema CPA (comissão permanente de avaliação de documentos) e avisos

Apresentação de novos servidores, Plano de Ações da Diretoria de Gestão da Informação para 2012, Plano de Classificação de Documentos, Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, Instrução Normativa para a Gestão de Documentos, Comissão para aquisição de conteúdo digital, compra de livros para implementação de novos cursos, uso de tablets em toda a universidade, bibliotecas continuarão nos espaços provisórios pelos próximos três anos, necessidade de servidores, SEER e SOAC em fase de testes, implantação do Dspace

Necessidade de processos físicos serem enviados para a Divisão de Arquivos para arquivamento, os Campi deverão providenciar espaço para arquivamento dos processos, requisitos do e-ARQ Brasil, mudança do nome de CPAV para SGPD, fluxos e responsabilidades no CPAV, modelos de documentos, utilização do CPAV

Assinatura eletrônica com uso de login e senha. Trilhas de Auditoria. Modelos de documentos. Uso do Código de Classificação de Documentos da UFFS. Requisitos do e-ARQ Brasil. Graus de sigilo dos documentos.

Ata de reunião tratando da posição da Divisão de Arquivos (DARQ) na estrutura organizacional e autonomia para implantação e coordenação da gestão de documentos dos Campi da UFFS.

Declaração de participação em ação de extensão da Universidade Federal do Mato Grosso do Sul (UFMS) denominada “Sigad-Livre: Plataforma Pública para Promoção e Difusão de Tecnologias Livres de Gestão Arquivística de Documentos”

Entrega dos documentos arquivísticos da UFFS para descaracterização à Associação dos Catadores de Materiais Recicláveis Solidários de Chapecó – ARSOL, aprovados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e autorizados pelo Arquivo Nacional para eliminação.

Entrega dos documentos arquivísticos da UFFS para descaracterização à Associação dos Catadores de Materiais Recicláveis Solidários de Chapecó – ARSOL, aprovados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e autorizados pelo Arquivo Nacional para eliminação.