Relatório das Atividades desenvolvidas pela Divisão de Arquivos (DARQ) da Diretoria de Gestão da Informação (DGI), no que se refere à gestão de documentos na UFFS no ano de 2012: Política de Gestão Documental, Manutenção de documentos e especificações de materiais arquivísticos, utilização do Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD), Inconsistências percebidas durante orientações e treinamentos, solicitação de lotação de Técnico de Arquivo na Divisão de Arquivos

Possível mudança do nome do sistema CPAV para Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD). Definição de fluxos documentais. Treinamento para o sistema. Modelos de documentos. Sigilo dos documentos. Demanda de pessoal.

Atividades realizadas na reunião de planejamento, distribuição das atividades em cada Campi, padronização de informações no Pergamum, cronograma de treinamentos, pendências do projeto Portal de Eventos

Treinamento sobre classificação de documentos, fluxo para troca de etiquetas, fluxo de aquisição de livros, estrutura orgânica da DGI

Exoneração e remoção de servidores da DGI, Treinamento Pergamum em Chapecó, Comissão TCC

Aprovação da PDC, e-mail de alerta de devolução, inventário das Bibliotecas, visita do MEC, treinamento Base de Dados

Política de Gestão Documental, especificações de materiais arquivísticos, utilização do SGPD, treinamento de servidores

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: apontamentos sobre alterações no SGPD para atendimento aos procedimentos de protocolo; solicitações de inclusão e exclusão de perfil de protocolistas; normatização da atividade de servidores para atuar como protocolistas; recebimento de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; expedição de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; autuação de envelopes como peças de processos; impressão de documentos frente e verso para compor processos; origem das peças (originais ou digitalizadas) para inserção no SGPD; treinamento para protocolistas; funcionalidade para que o Serviço e Arquivo Permanente (SEAP) desarquive e encaminhe processos no SGPD; dificuldades no desenvolvimento das atividades de gestão de documentos da UFFS; averiguação de atendimento do SGPD aos requisitos do e-ARQ Brasil; visita de professor/pesquisador de documentos digitais à UFFS; pendências de documentos enviados do DGDOC à Diretoria de Planejamento (DPLAN); proposição de Resolução que estabelece a política de gestão de documentos da UFFS.

Designação de FERNANDO BEVILACQUA para atuar no desenvolvimento de aplicativos institucionais para dispositivos móveis, no treinamento básico para o uso de tablets e similares e na organização e acompanhamento de ações institucionais de fomento à computação móvel na UFFS.