Declaração de participação em ação de extensão da Universidade Federal do Mato Grosso do Sul (UFMS) denominada “Sigad-Livre: Plataforma Pública para Promoção e Difusão de Tecnologias Livres de Gestão Arquivística de Documentos”

Memorando solicitando inclusão de funcionalidades de classificação e destinação de documentos para a Solicitação de Manutenção de Equipamento – SGPD

Sugestões do Serviço de Expedição e Protocolo (SEP) para o Manual “Recomendações para a produção e conservação dos documentos da UFFS”

Encaminhamento de manuais de orientação aos servidores para apreciação do Pró-Reitor de Graduação

Memorando encaminhando para análise e sugestões da Secretaria Especial de Tecnologia e Informações (SETI), o manual “Recomendações para a gestão arquivística de correio eletrônico da UFFS”

Implementação de perfil de acesso para encaminhamento e arquivamento no SGPD pela equipe do DGDOC, de documentos físicos recebidos de outros setores

Ofício do Ministério da Educação sobre a utilização do Manual de Gestão de Documentos

Relato de reunião da equipe do DGDOC com o Pró-Reitor de Graduação, a fim de encaminhar demandas sobre atividades do setor

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: criação de perfil para protocolistas no sistema SGPD; mudança da sala do Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; criação do Serviço de Expedição e Protocolo na estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento; necessidade de servidor para atuar no Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; exportação de informação do SGPD ao Sistema Protocolo Integrado; atualização de termos gerados pelo SGPD; devolução de processos administrativos à Superintendência de Compras e Licitações (SUCL); produção de processos atendendo à Portaria n° 1.677/2015 e adequação de sistemas ao e-ARQ Brasil; relatos das atividades de gestão de documentos em andamento na UFFS;

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: apontamentos sobre alterações no SGPD para atendimento aos procedimentos de protocolo; solicitações de inclusão e exclusão de perfil de protocolistas; normatização da atividade de servidores para atuar como protocolistas; recebimento de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; expedição de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; autuação de envelopes como peças de processos; impressão de documentos frente e verso para compor processos; origem das peças (originais ou digitalizadas) para inserção no SGPD; treinamento para protocolistas; funcionalidade para que o Serviço e Arquivo Permanente (SEAP) desarquive e encaminhe processos no SGPD; dificuldades no desenvolvimento das atividades de gestão de documentos da UFFS; averiguação de atendimento do SGPD aos requisitos do e-ARQ Brasil; visita de professor/pesquisador de documentos digitais à UFFS; pendências de documentos enviados do DGDOC à Diretoria de Planejamento (DPLAN); proposição de Resolução que estabelece a política de gestão de documentos da UFFS.