Resposta à consulta sobre reestruturação e vinculação do protocolo na UFFS

Relato de reunião da equipe do DGDOC com o Pró-Reitor de Graduação, a fim de encaminhar demandas sobre atividades do setor

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: criação de perfil para protocolistas no sistema SGPD; mudança da sala do Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; criação do Serviço de Expedição e Protocolo na estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento; necessidade de servidor para atuar no Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; exportação de informação do SGPD ao Sistema Protocolo Integrado; atualização de termos gerados pelo SGPD; devolução de processos administrativos à Superintendência de Compras e Licitações (SUCL); produção de processos atendendo à Portaria n° 1.677/2015 e adequação de sistemas ao e-ARQ Brasil; relatos das atividades de gestão de documentos em andamento na UFFS;

Relato de Reunião do DGDOC tratando sobre: devolução dos processos administrativos à SUCL; reunião com a Pró-Reitoria de Planejamento sobre estruturação do DGDOC; funcionários terceirizados atuando como protocolista no Serviço de Expedição; interesse de servidor em ser removido para o DGDOC; renovação do contrato do estagiário do DGDOC

Relatório de Atividades e Resultados da Comissão Temporária de Arquivos, CTA, tratando sobre revisão da Instrução Normativa nº 2/SETI/UFFS/2013 (Política de Gestão de Documentos da UFFS), levantamento da necessidade de espaços físicos para os acervos acadêmicos e administrativos (na Reitoria e nos Campi), proposição da estrutura organizacional e vinculação do setor responsável pela gestão de documentos da UFFS (na Reitoria e nos Campi), previsão de pessoal para atuar nos setores de arquivo e protocolo, horário de funcionamento dos setores de arquivo e protocolo, proposição de vinculação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ao Departamento de Gestão Documental (DGDOC)

Relatório encaminhado à Comissão Temporária de Arquivos informando sobre a previsão de espaço físico para os Arquivos da UFFS e proposta para reestruturação do DGDOC