Relatório sobre o não atendimento de requisitos do e-ARQ Brasil pelo sistema informatizado SGPD - Sistema de Gestão de Processos e Documentos da UFFS

Relatório das principais atividades desenvolvidas no ano de 2022 pelo Departamento de Gestão Documental, pelo Serviço de Arquivo Intermediário, pelo Serviço de Arquivo Permanente e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS

Relatório das principais atividades desenvolvidas no transcorrer do ano de 2021 pelo Departamento de Gestão Documental - DGDOC, pelo Serviço de Arquivo Intermediário SEAI, pelo Serviço de Arquivo Permanente - SEAP e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD. São também registradas informações sobre estudo, planejamento, assessoramento, orientação, direção e execução de atividades de gestão de documentos, Administração de procedimentos de gerenciamento de documentos no Módulo de
Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC - UFFS, Administração da Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS e Considerações Finais.

Relatório das principais atividades desenvolvidas no transcorrer do ano de 2020 pelo Departamento de Gestão Documental - DGDOC, pelo Serviço de Arquivo Intermediário SEAI, pelo Serviço de Arquivo Permanente - SEAP e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD. São também registradas informações sobre a administração da Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, a administração de procedimentos de gerenciamento de documentos no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC-UFFS, inconsistências percebidas em funcionalidades do sistema que dificultam a operacionalização dos procedimentos para desenvolvimento das atividades de protocolo, desconformidades identificadas em relação às atividades realizadas pelos servidores no SIPAC: Mesa Virtual que comprometem os procedimentos de criação, tramitação e divulgação de documentos avulsos e processos administrativos, sugestões de melhorias, normatizações e proposições feitas pelo DGDOC à Equipe de Gestão da Implantação e Sustentação dos Sistemas SIG na UFFS durante o decorrer do ano, considerações adicionais e considerações finais.

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: publicação de Portaria n° 2.164/2015 que trata da prorrogação do prazo de vigência do NUP; criação de novo perfil para protocolistas no Sistema SGPD; exportação de documentos avulsos ao Sistema Protocolo Integrado; Inconsistências apresentadas no Sistema SGPD

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: apontamentos sobre alterações no SGPD para atendimento aos procedimentos de protocolo; solicitações de inclusão e exclusão de perfil de protocolistas; normatização da atividade de servidores para atuar como protocolistas; recebimento de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; expedição de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; autuação de envelopes como peças de processos; impressão de documentos frente e verso para compor processos; origem das peças (originais ou digitalizadas) para inserção no SGPD; treinamento para protocolistas; funcionalidade para que o Serviço e Arquivo Permanente (SEAP) desarquive e encaminhe processos no SGPD; dificuldades no desenvolvimento das atividades de gestão de documentos da UFFS; averiguação de atendimento do SGPD aos requisitos do e-ARQ Brasil; visita de professor/pesquisador de documentos digitais à UFFS; pendências de documentos enviados do DGDOC à Diretoria de Planejamento (DPLAN); proposição de Resolução que estabelece a política de gestão de documentos da UFFS.

Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: criação de perfil para protocolistas no sistema SGPD; mudança da sala do Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; criação do Serviço de Expedição e Protocolo na estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento; necessidade de servidor para atuar no Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; exportação de informação do SGPD ao Sistema Protocolo Integrado; atualização de termos gerados pelo SGPD; devolução de processos administrativos à Superintendência de Compras e Licitações (SUCL); produção de processos atendendo à Portaria n° 1.677/2015 e adequação de sistemas ao e-ARQ Brasil; relatos das atividades de gestão de documentos em andamento na UFFS;

Implementação de perfil de acesso para encaminhamento e arquivamento no SGPD pela equipe do DGDOC, de documentos físicos recebidos de outros setores

Solicitação de adequação do SGPD para a geração de modelos de etiquetas e termos em conformidade com a Portaria nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 (Procedimentos de Protocolo)

Memorando solicitando inclusão de funcionalidades de classificação e destinação de documentos para a Solicitação de Manutenção de Equipamento – SGPD