Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: apontamentos sobre alterações no SGPD para atendimento aos procedimentos de protocolo; solicitações de inclusão e exclusão de perfil de protocolistas; normatização da atividade de servidores para atuar como protocolistas; recebimento de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; expedição de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; autuação de envelopes como peças de processos; impressão de documentos frente e verso para compor processos; origem das peças (originais ou digitalizadas) para inserção no SGPD; treinamento para protocolistas; funcionalidade para que o Serviço e Arquivo Permanente (SEAP) desarquive e encaminhe processos no SGPD; dificuldades no desenvolvimento das atividades de gestão de documentos da UFFS; averiguação de atendimento do SGPD aos requisitos do e-ARQ Brasil; visita de professor/pesquisador de documentos digitais à UFFS; pendências de documentos enviados do DGDOC à Diretoria de Planejamento (DPLAN); proposição de Resolução que estabelece a política de gestão de documentos da UFFS.

Deliberação sobre o Planejamento do Setor de Infraestrutura de TI

Apresentação da Metodologia de Gerenciamento de Processos e agenda de trabalho, Mapeamento do fluxo de Diárias e Passagens

Deliberação sobre fluxo dos processos do sistema de Compras e Licitações

Apresentação de novos servidores, Plano de Ações da Diretoria de Gestão da Informação para 2012, Plano de Classificação de Documentos, Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, Instrução Normativa para a Gestão de Documentos, Comissão para aquisição de conteúdo digital, compra de livros para implementação de novos cursos, uso de tablets em toda a universidade, bibliotecas continuarão nos espaços provisórios pelos próximos três anos, necessidade de servidores, SEER e SOAC em fase de testes, implantação do Dspace

Apresentação dos projetos e minutas para o Portal de Eventos Técnico-científicos da UFFS, o Portal de Periódicos e o Repositório Institucional, aquisição de pacotes de ISBN e ISSN, colocar no ar sistemas estáveis e em versões já testadas por outras instituições

Regulamentação da forma de controle e prestação de contas do acervo bibliográficos da UFFS, diferença entre biblioteca pública e particular, forma de gestão da aquisição de livros, relatório de depreciação gerado pelo programa Pergamum, designação de agente patrimonial seccional junto à Biblioteca

Reunião da Divisão de Bibliotecas com as Bibliotecas de todos os Campi

Fluxo de solicitação de material bibliográfico, Comissão de Bibliotecas, Comissões em andamento, Comissões futuras

Andamento das atividades na DGI, nova estrutura orgânica das Bibliotecas nos Campi