Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: apontamentos sobre alterações no SGPD para atendimento aos procedimentos de protocolo; solicitações de inclusão e exclusão de perfil de protocolistas; normatização da atividade de servidores para atuar como protocolistas; recebimento de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; expedição de documentos externos de acordo com a Portaria Interministerial n° 1.677/2015; autuação de envelopes como peças de processos; impressão de documentos frente e verso para compor processos; origem das peças (originais ou digitalizadas) para inserção no SGPD; treinamento para protocolistas; funcionalidade para que o Serviço e Arquivo Permanente (SEAP) desarquive e encaminhe processos no SGPD; dificuldades no desenvolvimento das atividades de gestão de documentos da UFFS; averiguação de atendimento do SGPD aos requisitos do e-ARQ Brasil; visita de professor/pesquisador de documentos digitais à UFFS; pendências de documentos enviados do DGDOC à Diretoria de Planejamento (DPLAN); proposição de Resolução que estabelece a política de gestão de documentos da UFFS.
Relatório encaminhado à Comissão Temporária de Arquivos informando sobre a previsão de espaço físico para os Arquivos da UFFS e proposta para reestruturação do DGDOC
Relatório de Atividades e Resultados da Comissão Temporária de Arquivos, CTA, tratando sobre revisão da Instrução Normativa nº 2/SETI/UFFS/2013 (Política de Gestão de Documentos da UFFS), levantamento da necessidade de espaços físicos para os acervos acadêmicos e administrativos (na Reitoria e nos Campi), proposição da estrutura organizacional e vinculação do setor responsável pela gestão de documentos da UFFS (na Reitoria e nos Campi), previsão de pessoal para atuar nos setores de arquivo e protocolo, horário de funcionamento dos setores de arquivo e protocolo, proposição de vinculação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ao Departamento de Gestão Documental (DGDOC)
Relatório de Atividades do DGDOC no ano de 2017 tratando sobre: recebimento, organização e acondicionamento de documentos e processos administrativos, atuação do DGDOC em outras atividades, atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
Relato de reunião tratando sobre iniciativas de organização e arquivamento de documentos para inserção no Assentamento Funcional Digital (AFD), recomendando-se seguir ao que dispõe o processo 23205.000985/2017-29, que trata do projeto de organização, digitalização e inserção de documentos no AFD
Relatório das principais atividades desenvolvidas no transcorrer do ano de 2019 pelo Departamento de Gestão Documental - DGDOC, pelo Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, pelo Serviço de Arquivo Permanente - SEAP e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD da UFFS
Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: criação de perfil para protocolistas no sistema SGPD; mudança da sala do Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; criação do Serviço de Expedição e Protocolo na estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento; necessidade de servidor para atuar no Serviço de Expedição e Protocolo – Reitoria; exportação de informação do SGPD ao Sistema Protocolo Integrado; atualização de termos gerados pelo SGPD; devolução de processos administrativos à Superintendência de Compras e Licitações (SUCL); produção de processos atendendo à Portaria n° 1.677/2015 e adequação de sistemas ao e-ARQ Brasil; relatos das atividades de gestão de documentos em andamento na UFFS;
Relato de reunião tratando sobre os seguintes assuntos: mudança do Serviço de Expedição e Protocolo para nova sala; instalação de ramal telefônico da sala do DGDOC; criação de e-mail para DGDOC e exportação de mensagens
Relato de reunião sobre os seguintes assuntos: publicação de Portaria n° 2.164/2015 que trata da prorrogação do prazo de vigência do NUP; criação de novo perfil para protocolistas no Sistema SGPD; exportação de documentos avulsos ao Sistema Protocolo Integrado; Inconsistências apresentadas no Sistema SGPD
Relatório das principais atividades desenvolvidas no transcorrer do ano de 2020 pelo Departamento de Gestão Documental - DGDOC, pelo Serviço de Arquivo Intermediário SEAI, pelo Serviço de Arquivo Permanente - SEAP e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD. São também registradas informações sobre a administração da Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, a administração de procedimentos de gerenciamento de documentos no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC-UFFS, inconsistências percebidas em funcionalidades do sistema que dificultam a operacionalização dos procedimentos para desenvolvimento das atividades de protocolo, desconformidades identificadas em relação às atividades realizadas pelos servidores no SIPAC: Mesa Virtual que comprometem os procedimentos de criação, tramitação e divulgação de documentos avulsos e processos administrativos, sugestões de melhorias, normatizações e proposições feitas pelo DGDOC à Equipe de Gestão da Implantação e Sustentação dos Sistemas SIG na UFFS durante o decorrer do ano, considerações adicionais e considerações finais.