Departamento de Gestão Documental

Área de identificação

Identificador

DGDOC

Forma autorizada do nome

Departamento de Gestão Documental

Forma(s) paralela(s) de nome

  • DGDOC

Outra(s) forma(s) do nome

Tipo

Área de contato

Tipo

Endereço

Endereço

Departamento de Gestão Documental (Unidade responsável pela custódia do acervo)
Prédio da Biblioteca - Subsolo - Sala 016
Campus Chapecó – Rodovia SC 484 – Km 02, Fronteira Sul

Localidade

Chapecó

Região

Santa Catarina

Nome do país

Brasil

CEP

89815-899

Telefone

(49) 2049-3195

Fax

ID

Nota

Tipo

Serviço de Arquivo Permanente - SEAP

Endereço

Endereço

Localidade

Região

Nome do país

CEP

Telefone

(49) 2049-3196

Fax

ID

URL

Nota

Tipo

Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI

Endereço

Endereço

Localidade

Região

Nome do país

CEP

Telefone

(49) 2049-3194

Fax

ID

URL

Nota

área de descrição

história

Em novembro de 2010 com a criação e reestruturação de setores da UFFS foi criada através da Portaria Nº 487/GR/UFFS/2010 a Divisão de Arquivos (DARQ), órgão ligado diretamente a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) e a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD-INFRA), com a finalidade de coordenar e supervisionar as atividades relacionadas aos arquivos nas fases corrente, intermediária e permanente nas unidades administrativas da UFFS, promover a integração e a modernização dos arquivos da instituição, definindo e orientando a aplicação de tecnologias para a gestão dos documentos e preservar a memória institucional, servindo como referência, informação, prova e fonte de pesquisa científica e/ou histórica.
Em 18 de março de 2011 foi criado através da Portaria Nº 254/GR/UFFS/2011 o Serviço Especial de Expedição de Documentos, anteriormente denominado Seção de Protocolo, ligado a Divisão de Arquivos com a finalidade de realizar as atividades de recebimento, seleção, registro, controle, expedição e tramitação de documentos.
Em 31 de maio de 2011 com as mudanças na Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD_INFRA) é reestabelecida a estrutura da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), passando a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) e suas unidades, entre elas, a Divisão de Arquivos (DARQ), a integrar a referida Secretaria.
Em 13 de abril de 2012, pela Portaria 341/GR/UFFS/2012 é aprovada a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da UFFS.
No dia 07 de julho de 2013, através da Portaria nº 697/GR/UFFS/2013 a Divisão de Arquivos (DARQ) é reestruturada para Departamento de Gestão Documental (DGDOC), setor responsável por prestar suporte aos setores no Campus Sede, bem como assessoramento aos demais Campi, no que compete a Gestão Documental da UFFS.
Em março de 2014, a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) é transferida da estrutura da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) para a estrutura da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), passando também o Departamento de Gestão Documental (DGDOC) a ser vinculado a esta Pró-Reitoria.
Em 02 de julho de 2014, através da Portaria nº 761/GR/UFFS/2014 é instituída a Comissão temporária para realizar estudo técnico com o objetivo de revisar a Instrução Normativa 02/SETI/2013, propor estrutura organizacional e vinculação do setor responsável pela gestão documental da Universidade e dos Campi, bem como levantar a necessidade de espaços físicos para os acervos acadêmicos e administrativos. O trabalho da comissão, concluído em novembro de 2014 ficou registrado em forma de Relatório, o qual foi encaminhado ao Gabinete do Reitor para apreciação.
Em 2 de dezembro de 2015, através da Portaria nº 1367/GR/UFFS/2015 é extinto o Departamento de Gestão Documental na estrutura da PROGRAD, sendo desvinculado da Diretoria de Gestão da Informação (DGI), passando a ser vinculado à estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) através da Portaria nº 1368/GR/UFFS/2015.
Em 11 de dezembro de 2015 são criados os Serviços de Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente do DGDOC, através das Portarias nº 1415/GR/UFFS/2015 e nº 1416/GR/UFFS/2015, respectivamente.
Em 08 de março de 2016, através da Portaria nº 286/GR/UFFS/2015 é criado na estrutura do Departamento de Gestão Documental da Diretoria de Planejamento, o Serviço de Expedição e Protocolo. Dessa forma, o DGDOC passa a ter o controle completo do ciclo de vida dos documentos, desde a criação até a destinação final dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da Reitoria.
Em maio de 2017, por determinação da Administração da Universidade, o Departamento de Gestão Documental é transferido da Reitoria (Unidade Bom Pastor) para a Reitoria (Unidade Prédio Biblioteca) no Campus Chapecó. Com isso, o DGDOC e seus Serviços são desligados da estrutura da PROPLAN, ficando a ela vinculado apenas o Serviço de Expedição e Protocolo da Reitoria.
Por intermédio da Portaria nº 612/GR/UFFS/2017 o Departamento de Gestão Documental (DGDOC) passa a ser vinculado diretamente à Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), assim como o Serviço de Arquivo Intermediário, por meio da Portaria nº 613/GR/UFFS/2017, e o Serviço de Arquivo Permanente, por meio da Portaria nº 614/GR/UFFS/2017.

contexto cultural e geográfico

Mandatos/Fontes de autoridade

Portaria nº 612/GR/UFFS/2017 – Cria o Departamento de Gestão Documental, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 613/GR/UFFS/2017 – Cria o Serviço de Arquivo Intermediário, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 614/GR/UFFS/2017 – Cria a Serviço de Arquivo Permanente, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 804/GR/UFFS/2017 – Cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul.
Portaria nº 695/GR/UFFS/2017 - Designa arquivistas para compor Subcomissão do SIGA/MEC.

estrutura administrativa

O Departamento de Gestão Documental tem a seguinte estrutura:
1. Departamento de Gestão Documental
1.1. Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI)
1.2. Serviço de Arquivo Permanente (SEAP)

2. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)


  • Os servidores do DGDOC além de compor a Comissão, prestam assessoramento técnico ao funcionamento da CPAD para que seja possibilitado o processo instituído na Universidade para a destinação dos documentos arquivísticos, além de possuir servidor vinculado à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) da UFFS.

Políticas de gestão e entrada de documentos

A entrada dos documentos no Arquivo é realizada mediante a observância da Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, que estabeleceu a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS e, através do contato das unidades administrativas e acadêmicas solicitando a transferência ou recolhimento dos documentos que já cumpriram a fase corrente, de acordo com a Instrução Normativa nº 6/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre os procedimentos para transferência de documentos ao SEAI e Instrução Normativa nº 7/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre o recolhimento de documentos ao SEAP.

Prédios

O prédio em que está localizado o Departamento de Gestão Documental no Campus Chapecó é o prédio da Biblioteca, Tecnologia da Informação e Arquivo. A sala administrativa onde são desenvolvidas as atividades do Serviço de Arquivo Intermediário e do Serviço de Arquivo Permanente é a 016 A, localizada no subsolo. A sala 202, no segundo andar, acondiciona o acervo documental.
O acervo é acondicionado em um espaço de 170 m², no 2° andar do Prédio destinado à Biblioteca, Tecnologia da Informação e Arquivo e às unidades administrativas do Campus Chapecó e Reitoria. No espaço há 10 módulos de arquivos deslizantes, que armazenam a documentação de guarda permanente e de longas temporalidades, e 44 estantes padrão biblioteca, que acondicionam os documentos de guarda intermediária e os destinados para eliminação.

Acervo

O acervo arquivístico custodiado pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó é proveniente das atividades desenvolvidas pelas unidades acadêmicas e administrativas da Reitoria (Gabinete do Reitor, Pró-Reitorias e Secretarias Especiais) e do Campus Chapecó (Direção do Campus, Coordenação Acadêmica e Coordenação Administrativa), pertencentes ao Fundo UFFS.
Existem ainda documentos provenientes de outras IES, como os processos de registro para diplomação dos acadêmicos de Faculdades e Centros Universitários.
Nas descrições feitas nesta plataforma é possível encontrar documentos intermediários de longas temporalidades e documentos de valor permanente custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó. Também poderão ser disponibilizados documentos que ainda encontram-se sob a custódia de alguns setores, como os da Diretoria de Comunicação.
Esses documentos são incluídos na plataforma e suas descrições são registradas pelo Departamento de Gestão Documental (DGDOC) da UFFS.
A lista de unidades que transferiram documentos para o Arquivo pode ser conferida no link: https://www.uffs.edu.br/institucional/secretarias/especial_de_tecnologia_e_informacao/gestao-documental/acervo-documental

Instrumentos de pesquisa, guias e publicações

Em elaboração

área de acesso

horário de funcionamento

De segunda-feira a sexta-feira, das 08:00h às 12:00h, e das 13:00h às 17:00h, exceto feriados nacionais, estaduais ou municipais.

Condição de acesso e uso

O acesso à documentação armazenada no DGDOC é predominantemente voltada aos usuários internos, pois a maior parte dos documentos encontra-se na fase intermediária, sendo solicitados pelos setores administrativos para fins de comprovação de obrigações legais e condução das atividades administrativas. O empréstimo de documentos é permitido somente aos setores internos da UFFS, em atenção à Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre os procedimentos para empréstimo de documentos arquivados no SEAI e a consulta de documentos arquivados no SEAP.

Acessibilidade

O prédio da Biblioteca onde está localizado o Arquivo, possui estacionamentos próximos, um conjunto de escadas, rampas e elevadores que facilitam o acesso, além de banheiros apropriados para atender pessoas com necessidades especiais.

área de serviços

serviços de pesquisa

O Arquivo, até o momento, não dispõe de sala própria para pesquisa e consulta aos documentos, nem são disponibilizados computadores específicos para esta atividade.
A Biblioteca do Campus Chapecó, localizada no mesmo prédio, disponibiliza sala de estudo e computadores para a realização de pesquisas.
A Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2017 orienta quanto aos procedimentos para consulta dos documentos arquivados no Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó.

serviços de reprodução

Os documentos originais não convertidos para o meio digital só serão liberados para reprodução, por qualquer meio, se estiverem em bom estado de conservação e se o método de reprodução não lhes causar danos.
Documentos com pequeno volume de páginas podem ser digitalizados e encaminhados por mensagem de correio eletrônico ao consulente, mediante autorização dos responsáveis pelo Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente, e em respeito à legislação em vigor.
As despesas com a reprodução de grandes volumes de documentos ou com fotocópias são por conta do pesquisador.

Áreas públicas

Na Secretaria Especial de Tecnologia e Informação, a qual o Departamento de Gestão Documental é vinculado, há salas disponíveis para a realização de atividades de capacitação, treinamentos e videoconferências. Podem ser agendadas visitas guiadas para conhecimento das instalações do Arquivo e do acervo através do e-mail: seti.dgdoc@uffs.edu.br.

Área de controle

Identificador da descrição

DGDOC

Identificador da instituição

DGDOC

Regras ou convenções utilizadas

Conselho Internacional de Arquivos. ISDIAH: Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2009. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/ISDF.pdf
Conselho Internacional de Arquivos. ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. 2. ed. Rio de Janeiro: CONARQ, 2000. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/isad_g_2001.pdf
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). NOBRADE: norma brasileira de descrição arquivística. Rio de Janeiro: CONARQ, 2006. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/nobrade.pdf
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). ISAAR (CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/isaar_cpf.pdf
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). CODEARQ: código de entidades custodiadoras de acervos arquivísticos. Disponível em: http://conarq.gov.br/o-cadastro.html

Status

Final

Nível de detalhamento

Parcial

Datas de criação, revisão e eliminação

10/04/2019

Idioma(s)

  • português do Brasil

Sistema(s) de escrita(s)

Fontes

Arquivo Nacional (Brasil)
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil)
Conselho Internacional de Arquivos

Notas de manutenção

Responsáveis pelas revisões e manutenções das descrições registradas:
Eliseu dos Santos Lima (arquivista)
Murilo Billig Schäfer (arquivista)
Daniele Ramos Zimmermann (Técnica em Arquivo)
Cinara Reis Flores (Arquivista)
Isadora de Oliveira Marques (Estagiária)
Victória Artigas Pause (Estagiária)

Pontos de acesso

Pontos de acesso

  • Educação (Thematic area)
  • Ciência e Tecnologia (Thematic area)
  • Artes e Cultura (Thematic area)
  • Comunicação (Thematic area)
  • Área de Transferência

Contato principal

Departamento de Gestão Documental (Unidade responsável pela custódia do acervo) Prédio da Biblioteca - Subsolo - Sala 016 Campus Chapecó – Rodovia SC 484 – Km 02, Fronteira Sul
Chapecó, Santa Catarina
BR 89815-899