DGDOC

Departamento de Gestão Documental

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Em novembro de 2010 com a criação e reestruturação de setores da UFFS foi criada através da Portaria Nº 487/GR/UFFS/2010 a Divisão de Arquivos (DARQ), órgão ligado diretamente a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) e a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD-INFRA), com a finalidade de coordenar e supervisionar as atividades relacionadas aos arquivos nas fases corrente, intermediária e permanente nas unidades administrativas da UFFS, promover a integração e a modernização dos arquivos da instituição, definindo e orientando a aplicação de tecnologias para a gestão dos documentos e preservar a memória institucional, servindo como referência, informação, prova e fonte de pesquisa científica e/ou histórica.
Em 18 de março de 2011 foi criado através da Portaria Nº 254/GR/UFFS/2011 o Serviço Especial de Expedição de Documentos, anteriormente denominado Seção de Protocolo, ligado a Divisão de Arquivos com a finalidade de realizar as atividades de recebimento, seleção, registro, controle, expedição e tramitação de documentos.
Em 31 de maio de 2011 com as mudanças na Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD_INFRA) é reestabelecida a estrutura da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), passando a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) e suas unidades, entre elas, a Divisão de Arquivos (DARQ), a integrar a referida Secretaria.
Em 13 de abril de 2012, pela Portaria 341/GR/UFFS/2012 é aprovada a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da UFFS.
No dia 07 de julho de 2013, através da Portaria nº 697/GR/UFFS/2013 a Divisão de Arquivos (DARQ) é reestruturada para Departamento de Gestão Documental (DGDOC), setor responsável por prestar suporte aos setores no Campus Sede, bem como assessoramento aos demais Campi, no que compete a Gestão Documental da UFFS.
Em março de 2014, a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) é transferida da estrutura da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) para a estrutura da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), passando também o Departamento de Gestão Documental (DGDOC) a ser vinculado a esta Pró-Reitoria.
Em 02 de julho de 2014, através da Portaria nº 761/GR/UFFS/2014 é instituída a Comissão temporária para realizar estudo técnico com o objetivo de revisar a Instrução Normativa 02/SETI/2013, propor estrutura organizacional e vinculação do setor responsável pela gestão documental da Universidade e dos Campi, bem como levantar a necessidade de espaços físicos para os acervos acadêmicos e administrativos. O trabalho da comissão, concluído em novembro de 2014 ficou registrado em forma de Relatório, o qual foi encaminhado ao Gabinete do Reitor para apreciação.
Em 2 de dezembro de 2015, através da Portaria nº 1367/GR/UFFS/2015 é extinto o Departamento de Gestão Documental na estrutura da PROGRAD, sendo desvinculado da Diretoria de Gestão da Informação (DGI), passando a ser vinculado à estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) através da Portaria nº 1368/GR/UFFS/2015.
Em 11 de dezembro de 2015 são criados os Serviços de Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente do DGDOC, através das Portarias nº 1415/GR/UFFS/2015 e nº 1416/GR/UFFS/2015, respectivamente.
Em 08 de março de 2016, através da Portaria nº 286/GR/UFFS/2015 é criado na estrutura do Departamento de Gestão Documental da Diretoria de Planejamento, o Serviço de Expedição e Protocolo. Dessa forma, o DGDOC passa a ter o controle completo do ciclo de vida dos documentos, desde a criação até a destinação final dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da Reitoria.
Em maio de 2017, por determinação da Administração da Universidade, o Departamento de Gestão Documental é transferido da Reitoria (Unidade Bom Pastor) para a Reitoria (Unidade Prédio Biblioteca) no Campus Chapecó. Com isso, o DGDOC e seus Serviços são desligados da estrutura da PROPLAN, ficando a ela vinculado apenas o Serviço de Expedição e Protocolo da Reitoria.
Por intermédio da Portaria nº 612/GR/UFFS/2017 o Departamento de Gestão Documental (DGDOC) passa a ser vinculado diretamente à Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), assim como o Serviço de Arquivo Intermediário, por meio da Portaria nº 613/GR/UFFS/2017, e o Serviço de Arquivo Permanente, por meio da Portaria nº 614/GR/UFFS/2017.

Portaria nº 612/GR/UFFS/2017 – Cria o Departamento de Gestão Documental, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 613/GR/UFFS/2017 – Cria o Serviço de Arquivo Intermediário, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 614/GR/UFFS/2017 – Cria a Serviço de Arquivo Permanente, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 804/GR/UFFS/2017 – Cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul.
Portaria nº 695/GR/UFFS/2017 - Designa arquivistas para compor Subcomissão do SIGA/MEC.

O Departamento de Gestão Documental tem a seguinte estrutura:
1. Departamento de Gestão Documental
1.1. Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI)
1.2. Serviço de Arquivo Permanente (SEAP)

2. Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)

• Os servidores do DGDOC além de compor a Comissão, prestam assessoramento técnico ao funcionamento da CPAD para que seja possibilitado o processo instituído na Universidade para a destinação dos documentos arquivísticos, além de possuir servidor vinculado à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS) da UFFS.

A entrada dos documentos no Arquivo é realizada mediante a observância da Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, que estabeleceu a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS e, através do contato das unidades administrativas e acadêmicas solicitando a transferência ou recolhimento dos documentos que já cumpriram a fase corrente, de acordo com a Instrução Normativa nº 6/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre os procedimentos para transferência de documentos ao SEAI e Instrução Normativa nº 7/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre o recolhimento de documentos ao SEAP.

O prédio em que está localizado o Departamento de Gestão Documental no Campus Chapecó é o prédio da Biblioteca, Tecnologia da Informação e Arquivo. A sala administrativa onde são desenvolvidas as atividades do Serviço de Arquivo Intermediário e do Serviço de Arquivo Permanente é a 016 A, localizada no subsolo. A sala 202, no segundo andar, acondiciona o acervo documental.
O acervo é acondicionado em um espaço de 170 m², no 2° andar do Prédio destinado à Biblioteca, Tecnologia da Informação e Arquivo e às unidades administrativas do Campus Chapecó e Reitoria. No espaço há 10 módulos de arquivos deslizantes, que armazenam a documentação de guarda permanente e de longas temporalidades, e 44 estantes padrão biblioteca, que acondicionam os documentos de guarda intermediária e os destinados para eliminação.

O acervo arquivístico custodiado pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó é proveniente das atividades desenvolvidas pelas unidades acadêmicas e administrativas da Reitoria (Gabinete do Reitor, Pró-Reitorias e Secretarias Especiais) e do Campus Chapecó (Direção do Campus, Coordenação Acadêmica e Coordenação Administrativa), pertencentes ao Fundo UFFS.
Existem ainda documentos provenientes de outras IES, como os processos de registro para diplomação dos acadêmicos de Faculdades e Centros Universitários.
Nas descrições feitas nesta plataforma é possível encontrar documentos intermediários de longas temporalidades e documentos de valor permanente custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó. Também poderão ser disponibilizados documentos que ainda encontram-se sob a custódia de alguns setores, como os da Diretoria de Comunicação.
Esses documentos são incluídos na plataforma e suas descrições são registradas pelo Departamento de Gestão Documental (DGDOC) da UFFS.
A lista de unidades que transferiram documentos para o Arquivo pode ser conferida no link: https://www.uffs.edu.br/institucional/secretarias/especial_de_tecnologia_e_informacao/gestao-documental/acervo-documental

Em elaboração

De segunda-feira a sexta-feira, das 08:00h às 12:00h, e das 13:00h às 17:00h, exceto feriados nacionais, estaduais ou municipais.

O acesso à documentação armazenada no DGDOC é predominantemente voltada aos usuários internos, pois a maior parte dos documentos encontra-se na fase intermediária, sendo solicitados pelos setores administrativos para fins de comprovação de obrigações legais e condução das atividades administrativas. O empréstimo de documentos é permitido somente aos setores internos da UFFS, em atenção à Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre os procedimentos para empréstimo de documentos arquivados no SEAI e a consulta de documentos arquivados no SEAP.

O prédio da Biblioteca onde está localizado o Arquivo, possui estacionamentos próximos, um conjunto de escadas, rampas e elevadores que facilitam o acesso, além de banheiros apropriados para atender pessoas com necessidades especiais.

O Arquivo, até o momento, não dispõe de sala própria para pesquisa e consulta aos documentos, nem são disponibilizados computadores específicos para esta atividade.
A Biblioteca do Campus Chapecó, localizada no mesmo prédio, disponibiliza sala de estudo e computadores para a realização de pesquisas.
A Instrução Normativa nº 8/PROPLAN/UFFS/2017 orienta quanto aos procedimentos para consulta dos documentos arquivados no Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó.

Os documentos originais não convertidos para o meio digital só serão liberados para reprodução, por qualquer meio, se estiverem em bom estado de conservação e se o método de reprodução não lhes causar danos.
Documentos com pequeno volume de páginas podem ser digitalizados e encaminhados por mensagem de correio eletrônico ao consulente, mediante autorização dos responsáveis pelo Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente, e em respeito à legislação em vigor.
As despesas com a reprodução de grandes volumes de documentos ou com fotocópias são por conta do pesquisador.

Na Secretaria Especial de Tecnologia e Informação, a qual o Departamento de Gestão Documental é vinculado, há salas disponíveis para a realização de atividades de capacitação, treinamentos e videoconferências. Podem ser agendadas visitas guiadas para conhecimento das instalações do Arquivo e do acervo através do e-mail: seti.dgdoc@uffs.edu.br.

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Conselho Internacional de Arquivos. ISDIAH: Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2009. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/ISDF.pdf
Conselho Internacional de Arquivos. ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. 2. ed. Rio de Janeiro: CONARQ, 2000. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/isad_g_2001.pdf
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). NOBRADE: norma brasileira de descrição arquivística. Rio de Janeiro: CONARQ, 2006. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/nobrade.pdf
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). ISAAR (CPF): norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/isaar_cpf.pdf
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). CODEARQ: código de entidades custodiadoras de acervos arquivísticos. Disponível em: http://conarq.gov.br/o-cadastro.html

Final

Parcial

10/04/2019

• português do Brasil

Arquivo Nacional (Brasil)
Conselho Nacional de Arquivos (Brasil)
Conselho Internacional de Arquivos

Responsáveis pelas revisões e manutenções das descrições registradas:
Eliseu dos Santos Lima (arquivista)
Murilo Billig Schäfer (arquivista)
Daniele Ramos Zimmermann (Técnica em Arquivo)
Cinara Reis Flores (Arquivista)
Isadora de Oliveira Marques (Estagiária)
Victória Artigas Pause (Estagiária)

• Educação (Thematic area)
• Ciência e Tecnologia (Thematic area)
• Artes e Cultura (Thematic area)
• Comunicação (Thematic area)