história
Em novembro de 2010 com a criação e reestruturação de setores da UFFS foi criada através da Portaria Nº 487/GR/UFFS/2010 a Divisão de Arquivos (DARQ), órgão ligado diretamente a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) e a Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD-INFRA), com a finalidade de coordenar e supervisionar as atividades relacionadas aos arquivos nas fases corrente, intermediária e permanente nas unidades administrativas da UFFS, promover a integração e a modernização dos arquivos da instituição, definindo e orientando a aplicação de tecnologias para a gestão dos documentos e preservar a memória institucional, servindo como referência, informação, prova e fonte de pesquisa científica e/ou histórica.
Em 18 de março de 2011 foi criado através da Portaria Nº 254/GR/UFFS/2011 o Serviço Especial de Expedição de Documentos, anteriormente denominado Seção de Protocolo, ligado a Divisão de Arquivos com a finalidade de realizar as atividades de recebimento, seleção, registro, controle, expedição e tramitação de documentos.
Em 31 de maio de 2011 com as mudanças na Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura (PROAD_INFRA) é reestabelecida a estrutura da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), passando a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) e suas unidades, entre elas, a Divisão de Arquivos (DARQ), a integrar a referida Secretaria.
Em 13 de abril de 2012, pela Portaria 341/GR/UFFS/2012 é aprovada a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da UFFS.
No dia 07 de julho de 2013, através da Portaria nº 697/GR/UFFS/2013 a Divisão de Arquivos (DARQ) é reestruturada para Departamento de Gestão Documental (DGDOC), setor responsável por prestar suporte aos setores no Campus Sede, bem como assessoramento aos demais Campi, no que compete a Gestão Documental da UFFS.
Em março de 2014, a Diretoria de Gestão da Informação (DGI) é transferida da estrutura da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) para a estrutura da Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), passando também o Departamento de Gestão Documental (DGDOC) a ser vinculado a esta Pró-Reitoria.
Em 02 de julho de 2014, através da Portaria nº 761/GR/UFFS/2014 é instituída a Comissão temporária para realizar estudo técnico com o objetivo de revisar a Instrução Normativa 02/SETI/2013, propor estrutura organizacional e vinculação do setor responsável pela gestão documental da Universidade e dos Campi, bem como levantar a necessidade de espaços físicos para os acervos acadêmicos e administrativos. O trabalho da comissão, concluído em novembro de 2014 ficou registrado em forma de Relatório, o qual foi encaminhado ao Gabinete do Reitor para apreciação.
Em 2 de dezembro de 2015, através da Portaria nº 1367/GR/UFFS/2015 é extinto o Departamento de Gestão Documental na estrutura da PROGRAD, sendo desvinculado da Diretoria de Gestão da Informação (DGI), passando a ser vinculado à estrutura da Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN) através da Portaria nº 1368/GR/UFFS/2015.
Em 11 de dezembro de 2015 são criados os Serviços de Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente do DGDOC, através das Portarias nº 1415/GR/UFFS/2015 e nº 1416/GR/UFFS/2015, respectivamente.
Em 08 de março de 2016, através da Portaria nº 286/GR/UFFS/2015 é criado na estrutura do Departamento de Gestão Documental da Diretoria de Planejamento, o Serviço de Expedição e Protocolo. Dessa forma, o DGDOC passa a ter o controle completo do ciclo de vida dos documentos, desde a criação até a destinação final dos documentos produzidos e recebidos no âmbito da Reitoria.
Em maio de 2017, por determinação da Administração da Universidade, o Departamento de Gestão Documental é transferido da Reitoria (Unidade Bom Pastor) para a Reitoria (Unidade Prédio Biblioteca) no Campus Chapecó. Com isso, o DGDOC e seus Serviços são desligados da estrutura da PROPLAN, ficando a ela vinculado apenas o Serviço de Expedição e Protocolo da Reitoria.
Por intermédio da Portaria nº 612/GR/UFFS/2017 o Departamento de Gestão Documental (DGDOC) passa a ser vinculado diretamente à Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI), assim como o Serviço de Arquivo Intermediário, por meio da Portaria nº 613/GR/UFFS/2017, e o Serviço de Arquivo Permanente, por meio da Portaria nº 614/GR/UFFS/2017.
Mandatos/Fontes de autoridade
Portaria nº 612/GR/UFFS/2017 – Cria o Departamento de Gestão Documental, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 613/GR/UFFS/2017 – Cria o Serviço de Arquivo Intermediário, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 614/GR/UFFS/2017 – Cria a Serviço de Arquivo Permanente, da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.
Portaria nº 804/GR/UFFS/2017 – Cria a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul.
Portaria nº 695/GR/UFFS/2017 - Designa arquivistas para compor Subcomissão do SIGA/MEC.
Políticas de gestão e entrada de documentos
A entrada dos documentos no Arquivo é realizada mediante a observância da Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, que estabeleceu a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS e, através do contato das unidades administrativas e acadêmicas solicitando a transferência ou recolhimento dos documentos que já cumpriram a fase corrente, de acordo com a Instrução Normativa nº 6/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre os procedimentos para transferência de documentos ao SEAI e Instrução Normativa nº 7/PROPLAN/UFFS/2017, que dispõe sobre o recolhimento de documentos ao SEAP.
Prédios
O prédio em que está localizado o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó e o Departamento de Gestão Documental, é o prédio da Biblioteca, Tecnologia da Informação e Arquivo. A sala administrativa onde são desenvolvidas as atividades do Serviço de Arquivo Intermediário e do Serviço de Arquivo Permanente é a 016 A, localizada no subsolo. A sala 202, no segundo andar, acondiciona o acervo documental.
O acervo é acondicionado em um espaço de 170 m², no 2° andar do Prédio destinado à Biblioteca, Tecnologia da Informação e Arquivo e às unidades administrativas do Campus Chapecó e Reitoria. No espaço há 10 módulos de arquivos deslizantes, que armazenam a documentação de guarda permanente e de longas temporalidades, e 44 estantes padrão biblioteca, que acondicionam os documentos de guarda intermediária e os destinados para eliminação.
Acervo
O acervo arquivístico custodiado pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó é proveniente das atividades desenvolvidas pelas unidades acadêmicas e administrativas da Reitoria (Gabinete do Reitor, Pró-Reitorias e Secretarias Especiais) e do Campus Chapecó (Direção do Campus, Coordenação Acadêmica e Coordenação Administrativa), pertencentes ao Fundo UFFS.
Existem ainda documentos provenientes de outras IES, como os processos de registro para diplomação dos acadêmicos de Faculdades e Centros Universitários.
Nas descrições feitas nesta plataforma é possível encontrar documentos intermediários de longas temporalidades e documentos de valor permanente custodiados pelo Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó. Também poderão ser disponibilizados documentos que ainda encontram-se sob a custódia de alguns setores, como os da Diretoria de Comunicação.
Esses documentos são incluídos na plataforma e suas descrições são registradas pelo Departamento de Gestão Documental (DGDOC) da UFFS.
A lista de unidades que transferiram documentos para o Arquivo pode ser conferida no link:
https://www.uffs.edu.br/institucional/secretarias/especial_de_tecnologia_e_informacao/gestao-documental/acervo-documental