A Divisão de Arquivos foi o primeiro setor de arquivo criado na UFFS. Existiu até 2013, quando passou a denominar-se Departamento de Gestão Documental (DGDOC)

A Diretoria de Gestão da Informação (DGI), existiu na estrutura da UFFS de 2010 a 2014, vinculada inicialmente à Secretaria Especial de Tecnologia e Informação e posteriormente à Pró-Reitoria de Graduação. Estavam vinculados diretamente à DGI, o Departamento Administrativo, o Departamento de Gestão de Bibliotecas e o Departamento de Gestão Documental. Com a vinculação da DGI à PROGRAD, em 2014, ocasião em que ocorreu a extinção da Diretoria, o Departamento Administrativo passou a ser vinculado diretamente à PROGRAD, o Departamento de Gestão de Bibliotecas foi extinto, sendo criada a Divisão de Bibliotecas, também vinculada à PROGRAD, e o Departamento de Gestão Documental passou a ser vinculado à Diretoria de Planejamento da PROPLAN até maio de 2017, e posteriormente à Secretaria Especial de Tecnologia e Informação.

A Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) é uma instituição de ensino superior pública, criada pela Lei nº 12.029, de 15 de setembro de 2009.
O Gabinete do Reitor constitui órgão da Administração Superior da Universidade, responsável pela assistência direta e imediata ao reitor e vice-reitor, apoio administrativo no expediente, representação e divulgação, relacionamento com todos os níveis da administração e com o público em geral, transmissão e controle das ordens emanadas do Reitor.